I. INTRODUCCIÓN, OBJETO Y APLICACIÓN

El objetivo de la presente política es establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, actuaciones inadecuadas o no éticas, y establecer un marco de protección al informante, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de aquellas personas que informen sobre la comisión de infracciones o delitos.

 El Canal de Denuncias es un mecanismo eficaz y de confianza para que los grupos de interés (empleados y terceros interesados), puedan denunciar circunstancias o cualquier tipo de conducta ilegal o contraria a la buena fe, transparencia y principios éticos, sin temor a represalias. De esta manera, se busca promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en nuestra organización, al mismo tiempo que se protege a aquellos empleados que deciden hacer una denuncia de buena fe.

II. CANAL DE DENUNCIAS

El Responsable del Sistema Interno del canal velará por el cumplimiento de este procedimiento con la finalidad de investigar y resolver la denuncia presentada, cumpliendo con la normativa vinculada a la materia.

Los datos y la información relativa a la denuncia estarán contenidos en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable del Sistema Interno y el equipo de investigación designado.

El responsable del sistema se ocupará de:

• Recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del canal de denuncia.
• Enviar acuse de recibo dentro del plazo de 7 (siete) días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
• Mantener la comunicación con el informante.
• Designar al equipo investigador.
• Garantizar la protección de los denunciantes y la confidencialidad de las denuncias recibidas.
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
• Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
• Garantizar la protección de datos de los denunciantes conforme Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016.
• Seguimiento y revisión periódica del proceso de gestión de denuncias y de la política interna de la empresa.

III. SUJETOS DENUNCIANTES – INFORMANTES

• El canal podrá ser utilizado por:
• Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena.
• Los autónomos colaboradores.
• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del Canal de Denuncias deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos. Si la denuncia resultara ser falsa, de mala fe o malintencionada, PROCARE HEALTH aplicará las sanciones correspondientes, sin perjuicio de las responsabilidades civiles e incluso penales que puedan derivarse según la normativa vigente y aplicable.

IV. HECHOS DENUNCIABLES

El canal será utilizado para advertir a la empresa de los siguientes aspectos:

A. Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;

Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o

Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

B. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave*.

*En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social

La persona informante deberá facilitar como mínimo, la referencia al ámbito subjetivo de la infracción (materia o normativa infringida: Derecho de la Unión Europea; infracción penal; o infracción administrativa); y una descripción de los hechos objeto de comunicación (información relevante sobre lo ocurrido), lo más detallada posible, adjuntando la documentación de la que pudiera disponer, en caso de corresponder.

De igual manera puede facilitar su nombre y apellidos (si no optase por realizar esta comunicación de forma anónima), y un teléfono de contacto y email para brindar las actualizaciones del caso correspondiente

Asimismo, deberá identificar o brindar datos para la identificación de la persona denunciada.

V. GARANTÍAS

Garantías del denunciante:

• Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
• Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
• Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.

Garantías del denunciado:

• Derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
• Presunción de inocencia.
• Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.

Garantías de otros afectados o implicados:

Se garantiza la protección de datos de los denunciantes y denunciados, así como el de los afectados en los hechos, conforme Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016.

VI. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA

La empresa se compromete a investigar todas las denuncias de posibles infracciones o incumplimientos que se reciban a través del Canal de Denuncia.

El Responsable de Sistema Interno registrará la denuncia y enviará acuse de recibo al denunciante con el número de identificación de la denuncia, dentro del plazo de 7 (siete) días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Asimismo, el Responsable del Sistema Interno designara el equipo investigador. En un plazo no superior a los 10 días hábiles a partir la formación del equipo de investigación, se dará traslado de la denuncia al denunciado para que formule las alegaciones oportunas en un plazo de 3 días hábiles.

De considerarse oportuno, y en función de la naturaleza de la denuncia, el Responsable del Sistema Interno conjuntamente con el Director de P&HR, adoptarán las medidas cautelares pertinentes, dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.

Se iniciará la investigación, siguiendo altos estándares de transparencia y confiabilidad. Se establecerá un plazo máximo de 3 (tres) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a 3 (tres) meses a partir del vencimiento del plazo de 7 (siete) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un plazo máximo de otros 3 (tres) meses adicionales, para dar respuesta a las actuaciones de investigación.

Durante el periodo de la investigación, el equipo designado recabará las pruebas necesarias para el esclarecimiento de los hechos denunciados, ya sea a través de entrevistas a implicados, solicitando documentación u obteniendo información a través de fuentes externas. La presunción de inocencia y demás derechos y garantías que resguardan al denunciado y denunciante, prevalecerán a lo largo de todo el procedimiento.

Concluida la investigación, el equipo encargado deberá emitir un informe con conclusiones debidamente fundadas, y proponer medidas correctoras o sancionadoras según procedan.

Ambas partes deberán ser informadas del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de 3 (tres) meses a contar desde la recepción de la comunicación.

En caso de que los hechos denunciados pudieran ser indiciariamente constitutivos de un delito, se deberá remitir la información al ministerio Fiscal.

VII. CANAL EXTERNO

Además de este Canal Interno de Denuncia, existen otros canales externos habilitados por las autoridades competentes y en el marco de la Ley 2/2023 donde la persona interesada en realizar una denuncia puede dirigirse. Entre dichos canales se encuentran:

• Canales Estatales o Autonómicos:
  • • Servicio Nacional de Coordinación Antifraude
    • Fiscalía contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada
    • Policía Nacional
    • Autoridad Independiente de Protección al Informante
• Canales Europeos
  • Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)

VIII. PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES

La empresa se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.

Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho a protección frente a represalias siempre que concurran las circunstancias siguientes:

1. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
2. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023.

Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
2. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de 2 (dos) años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de la Ley 2/2023, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en la ley.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de la ley.

IX. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos personales sujetos a tratamiento, así como los documentos adjuntos y cualquier otra información proporcionada en la denuncia que contenga datos personales, serán tratados de manera confidencial por:

1. El Responsable del Sistema Interno y el equipo investigador que gestione la denuncia.
2. El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
3. El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
4. Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
5. El delegado de protección de datos.

Se permitirá el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando sea necesario para la adopción de medidas correctivas dentro de la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que correspondan. Este procedimiento se llevará a cabo con el propósito de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada, así como para satisfacer los requisitos legales establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de los informantes de infracciones normativas y la lucha contra la corrupción.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

De conformidad con la normativa vigente y aplicable en protección de datos de carácter personal, le informamos que sus datos serán incorporados al sistema de tratamiento titularidad de PROCARE HEALTH.

Finalidad: gestionar la comunicación, adoptar las medidas correctivas correspondientes y, en caso de ser necesario, informarle sobre el resultado del procedimiento.

Plazo de conservación: los datos serán conservados durante el plazo estrictamente necesario para esclarecer los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres (3) meses, se procederá a la destrucción de los datos facilitados, salvo que sean investigados en un entorno legal distinto o su conservación sea requerida por la ley.

Base legitima: Consentimiento del interesado.

Cesiones: No se cederán a terceros, salvo obligación legal o en las situaciones previamente establecidas.  

De acuerdo con los derechos que le confiere a normativa vigente y aplicable en protección de datos, podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión (“derecho a olvido”), portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal, así como la revocación del consentimiento prestado para el tratamiento de los mismos, dirigiendo su petición a la dirección de correo electrónico info@procarehealth.com. Podrá dirigirse a la Autoridad de Control competente para presentar la reclamación que considere oportuna.

X. COMUNICACIÓN

PROCARE HEALTH fomenta la cultura de integridad y transparencia entre todos los empleados, y pone en conocimiento a todos sus colaboradores respecto de la existencia del canal de denuncias.

Fecha de actualización 01/12/2023